DIE Warenwirtschaft mit allen wichtigen Features

Mit unserer 30 tägigen Testversion können Sie alle Programmfunktionen kennenlernen und so anschließend eine Kaufentscheidung treffen.

Die Adressdatenverwaltung

Eine korrekte Verwaltung von Adressen jeglicher Korrespondenz

Verwalten ist alles!

Hinterlegen Sie Kunden, Lieferanten und Interessenten in der umfangreichen Adressverwaltung. Speichern Sie Adressdaten wie Steuernummer, Bankdaten, EG-Identnummer und viele weitere relevante Daten. Unter jedem Adressdatensatz können beliebig viele Ansprechpartner mit Name, Abteilung, Funktion, Telefon usw. abgelegt werden. Ebenso können Sie einen festen Vertreter sowie einen Betreuer im Adressdatensatz vermerken.


Viele nützliche Features

Verwenden Sie Funktionen wie bspw. das Hinterlegen einer abweichenden Lieferanschrift, damit Rechnungs- und Lieferadresse voneinander getrennt behandelt werden. Mit der Angabe einer übergeordneten Rechnungsanschrift können Sie so zu einem selbstdefinierten Zeitpunkt eine Sammelrechnung für die Rechnungsadresse erstellen. Eine detaillierte und transparente Darstellung des Kunden wird durch die Anzeige des Umsatzes innerhalb der letzten zwei Jahre, des Gesamtumsatzes und des aktuellen Jahresumsatzes erreicht. Darüber hinaus sind direkte Listenexporte nach Word oder Excel durchführbar.


History, Freifelder, Sonderpreise & Sonderrabatte

Mittels der History-Funktion der Adressverwaltung sehen Sie alle angelegten Vorgänge inkl. der einzelnen Positionen zur ausgewählten Adresse. Bei sämtlichen Adressen können Warnmeldungen, Notizen und Dokumente hinterlegt oder Vorgänge direkt angelegt werden. Um zusätzliche Adressdaten aufzunehmen, bietet unsere Warenwirtschaft in der Adressmaske 24 Freifelder, die für Ihre Zwecke individuell beschriftet werden können. Das Hinterlegen von Sonderpreisen bzw. Sonderrabatten ist pro Kunde möglich.

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Die Artikelverwaltung

...mit umfangreichen und nützlichen Features

Um die Suche nach einem Artikel zu erleichtern stehen Ihnen Felder, wie Artikelnummer, Artikelbezeichnung und EAN zur Verfügung. Außerdem bieten wir die Möglichkeit individuelle Artikelbeschreibungen, sowie Bilder, Dokumente und Notizen zu hinterlegen.

verwalten von Artikeln

Die Lieferantenverwaltung

Erfassen Sie die zuverlässigsten Lieferanten. Um einen gezielten Überblick der Bestände zu erlangen, können Sie jederzeit die Warentransaktionen im Lagerbuch betrachten. Der AFS-Manager bietet Ihnen zu jeder Zeit vollen Überblick darüber, wie viele Artikel bestellt oder bereits reserviert wurden. Zusätzlich können Sie Sonderpreise für einen bestimmten Zeitraum festlegen.

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Die Warengruppen

...Übersichtlichkeit und Transparenz im Vordergrund

Innerhalb der Warengruppen können beliebig viele Waren- und Unterwarengruppen angelegt werden. Die Warengruppen werden in einer übersichtlichen Baumstruktur dargestellt. Profitieren auch Sie von Optionen wie dem direkten Hinterlegen von Aufschlägen bei einer bestimmten Ware oder allgemeinen Provisionsberechnungen. Entscheiden Sie, ob die Warengruppe im Onlineshop geführt werden soll oder nicht. Buchhaltungskonten und weitere Daten können zusätzlich bei den einzelnen Warengruppen hinterlegt werden.

Die Vorgangsbearbeitung

...noch nie war komfortable Vorgangsbearbeitung so einfach

Angebot, Lieferschein oder Rechnung

Mit der komfortablen Vorgangsbearbeitung können Vorgänge für den jeweiligen Kunde nicht nur angelegt und bearbeitet, sondern auch verwaltet und ausgewertet werden. Durch die Kostenermittlung wird eine punktgenaue Berechnung von Roherträgen, Zwischensummen und Endsummen ermöglicht.

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Vorgangsübersicht

Beim Erfassen des Vorgangs kann der Ansprechpartner der bestellenden Firma durch eine direkte Auswahl vermerkt werden. Für Provisionsabrechnungen steht es Ihnen frei, die jeweiligen Mitarbeiter gezielt im Vorgang zu hinterlegen. Mit der Vorgangsliste haben Sie alle Vorgänge im Überblick. Bereits erstellte Gutschriften können mit den offenen Posten des Kunden verrechnet werden. Das integrierte Mahnwesen hilft Ihnen dabei zielorientiert Mahnungen zu versenden.

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Vorgangsfortführung

In Kombination mit der Vorgangsfortführung können Sie mit Hilfe der Nachverfolgung überprüfen, ob der Vorgang gemahnt oder noch offen ist. Sie sehen eine hierarchische Baumstruktur, in der alle zusammenhängenden Vorgänge aufgelistet sind. Legen Sie in einem Vorgang einen Sammelartikel an und fügen Sie anschließend Unterartikel ein, um Ihrem Kunden einen Gesamtpreis auszugeben. Vergeben Sie einen Rabatt auf einen Vorgang oder auf eine Prosition.

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Eigene Vorgangsarten

...ganz leicht individuelle Vorgangsarten erstellen

Durch die Option Eigene Vorgangsarten, können Sie eigene Vorgangsarten nach Ihren Wunsch hinterlegen und bestimmen welche Funktion diese besitzen soll. Stellen Sie z.B ein, dass sich die von Ihnen neu angelegte eigene Vorgangsart, wie ein Angebot oder eine Rechnung verhält.

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Der Kontoauszugsimport

Zugriff auf die Kontoauszüge in elektronischer Form

Um den komfortablen Kontoauszugsimport der Warenwirtschaft nutzen zu können, benötigen Sie bei Ihrem Bankingprogramm einen Zugriff auf elektronische Kontoauszüge. Geben Sie selbst vor, woran das Programm die Kundennummer, Auftragsnummer und Rechnungsnummer erkennt. Lassen Sie die Warenwirtschaftssoftware auf intelligente Weise eine Übersicht über Ein- und Ausgaben zusammenstellen. Aufträge, die nicht sicher zugeordnet werden können, gibt Ihnen das Programm farbig markiert aus und ermöglicht Ihnen eine manuelle Zuordnung.

Die Mitarbeiterverwaltung

...die Programmbedienung durch Benutzerrechte steuern

Statistiken für Mitarbeiter

Die Mitarbeiterverwaltung erlaubt es Ihnen, sowohl spezifische Benutzerrechte zur Programmbedienung festzusetzen als auch Statistiken für bestimmte Mitarbeiter anzulegen. So können Sie bspw. darüber entscheiden, ob gewisse Mitarbeiter überhaupt gewisse Vorgänge bearbeiten und anlegen oder Buchungen nachträglich ändern dürfen.

Eingeschränkte Rechte für Mitarbeiter

Schränken Sie die Rechte in Bezug auf das Löschen und Bearbeiten von Artikeln, Einsehen des Einkaufspreises (EKs), Bearbeiten von Stücklisten und vielem weiteren mehr ein. Sie entscheiden persönlich, wer Lieferanten anlegen oder löschen darf, Mitarbeiter einsehen und anlegen kann oder auch Mandanten bearbeiten soll.

Einschränkung der Personen

Ein wichtiger Punkt ist zudem die Einschränkung der Personen, die Daten eingeben und Vorgänge abschließen können. Für jeden Mitarbeiter kann ein Provisionssatz hinterlegt werden, der vom Bruttoumsatz, vom Rohertrag oder anderen Werten berechnet wird. Der Mitarbeiter oder Vertreter muss sich über seinen Benutzernamen und sein Passwort anmelden und bekommt im Anschluss seine eingestellten Rechte zugeteilt. So kann die angemeldete Person nur die speziellen Daten sehen und bearbeiten, die ihr im Vorfeld vom Administrator oder Systemoperator zugeordnet wurden.

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Kalender / Terminplaner und Makrofunktion

Erfassen und verwalten Sie alle wichtigen Termine

Erstellen Sie direkt aus der Kunden- und Vorgangsmaske zum gewählten Objekt einen Termin. Der integrierte Terminplaner bietet Ihnen hierzu eine Erinnerungs- und Notizfunktion inkl. Bearbeitungsstatus und Fortschrittsbalken. Sie könnendirekt aus der Kunden- und Vorgangsmaske zum gewählten Objekt einen Termin erstellen. Alternativ können Sie in der AFS-Software auch Microsoft Outlook für die Terminverwaltung verwenden, wo die zugrunde liegenden Daten im Termineintrag selbst hinterlegt werden.

Viele Tätigkeiten, die in einem Unternehmen auftreten, werden oft wiederholt. Um Ihnen solche Tätigkeiten zu erleichtern, ermöglichen wir das Aufzeichnen und Abspielen von Makros. Makros sind bekannt aus der Microsoft Produktreihe und fungieren wie selbstablaufende Videos, jedoch wird hierbei die Bewegung und Tätigkeit Ihrer Eingaben am PC erfasst und abgespielt. Nehmen Sie Arbeitszüge in der Warenwirtschaft auf, und lassen Sie diese Prozeduren mit nur einem Klick beliebig oft erneut ausführen.

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Der Formulardesigner

...um bei ihren Kunden einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.

Speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Formulare erzeugen einen starken Wiedererkennungswert - Stichwort Corporate Identity. Die Anpassung sowie die Gestaltung neuer Formulare ist im Handumdrehen durchführbar. Mit etwas Geduld kann sogar ein komplett dynamisches Formular erstellt werden, das z.B. nach Änderungen der Datenbank die Form oder Formatierung ändert. Der Formulardesigner bietet zusätzlich noch Funktionen zum Erstellen von Diagrammen, Kreuztabellen, Barcodes und weiteren nützlichen Darstellungen. Selbst das Einfügen von Barcodes und Zeichenelementen ist durchführbar. Der Formulareditor wird von Haus aus ab der Grundversion mitgeliefert.

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Die Auswertung

Umfang für Ihre Analysen und Konzepte

Der AFS-Manager SQL beinhalt als professionelle Warenwirtschaftssoftware mannigfaltige Auswertungen für Mitarbeiterstatistiken, Artikelverkäufe, Umsatzzahlen und endlose Journale. Sollte Ihnen der mitgelieferte Umfang für Ihre Analysen und Konzepte dennoch nicht ausreichen, so können Sie problemlos für eigene Auswertungen per SQL mit Hilfe des Auswertungsassistenten erstellen.
Die Auswertungen können nach variablen für Begriffen, Zeiträumen und zahlreichen weiteren Optionen eingeschränkt werden. Die für grafische Darstellung der Auswertungen in verschiedenen Diagrammen ist ebenfalls leicht zu realisieren. Auf diese Weise stehen Ihnen viele Möglichkeiten offen.

Auswertung Bild
Auswertung grfisch Bild

Die Druckfunktion

...um bei ihren Kunden einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.

Durch die freie Formulargestaltung ist das Erstellen von Sonderdrucken, wie Paketkarten oder Etiketten, kein Problem. Natürlich können Sie die gewünschten Formulare auch per Fax oder E-Mail versenden. Wählen Sie bei der Vorgangsausgabe zwischen den Dateiformaten PDF, JPG, HTML, XML oder weiteren aus. Die Gestaltung von Vorgangsformularen ist innerhalb von kurzer Zeit durchführbar und bietet Ihnen eine individuelle Anpassung. Durch ein Drucker-Skript können Sie Formulare voll automatisch ausdrucken lassen. Zum Beispiel werden beim Druck einer Rechnung gleichzeitig auch der Zahlschein und eine Paketkarte mitgedruckt.

Druckfunktionen Bild

Erweiterung von Feldern und Tabellen

Anpassungsfähigkeit, um mehr Daten zu erfassen

Eine enorme Anpassung

Bereits in der Grundversion bietet die AFS-Warenwirtschaft eine enorme Anpassungsfähigkeit. Um mehr Daten zu erfassen, können Sie die bereits bestehende Datenbank um Tabellen und Felder erweitern oder vorhandene bearbeiten. Anhand der Erweiterung können Sie angestrebte Auswertungen ermöglichen und so einen enormen Vorteil daraus ziehen.

Datenbankfelder Bild

Zusatzmodul Maskeneditor

Mit dem Zusatzmodul Maskeneditor können Sie diese direkt in die Bildschirme der Warenwirtschaft einbauen, um die Füllung der Felder zu erleichtern. Auch in punkto Auswertungen können Sie auf diese Art gezielte Ergebnisse erhalten.

Maskeneditor Bild

Die Import- und Exportschnittstellen

Listen in zahlreichen Formaten Im- oder exportieren

Durch die Vielzahl der in der AFS-Warenwirtschaft implementierten Import- und Exportmöglichkeiten für Artikel, Adressen, Vorgänge und vielen weiteren Erfassungsdaten bietet unsere Software eine sehr gute Kommunikationsbefähigung mit Ihren bereits vorhandenen Programmen. Importieren oder exportieren Sie Listen aus MS-Excel und MS-Word, D-Base, Paradox und MS-Access oder zahlreichen weiteren Formaten im ACSII-Format. Die Datenübernahme aus diversen anderen Warenwirtschaftssystemen wird ebenfalls von Haus aus unterstützt.

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